1. Mục tiêu vị trí

Đảm nhiệm các công việc hành chính nội bộ và hỗ trợ quản lý kho hàng ORY, đảm bảo hàng hóa, hồ sơ, chứng từ, vật tư và số liệu tồn kho được theo dõi rõ ràng, đúng số lượng, đúng quy trình.

Vị trí này cần người cẩn thận, trung thực, làm việc có trách nhiệm, phù hợp với môi trường thương mại, hàng tiêu dùng và bán hàng đa kênh.

2. Nhiệm vụ chính

2.1. Công việc hành chính

· Quản lý văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản nhỏ của công ty.

· Theo dõi, đề xuất và đặt mua các vật tư hành chính khi phát sinh nhu cầu.

· Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, chứng từ nội bộ theo đúng nhóm tài liệu.

· Hỗ trợ chuẩn bị biểu mẫu, biên bản, giấy tờ hành chính theo yêu cầu.

· Hỗ trợ chấm công, theo dõi ngày nghỉ, lịch làm việc nếu được phân công.

· Phối hợp với kế toán, nhân sự, kho, bán hàng và TMĐT trong công việc phát sinh hằng ngày.

2.2. Công việc kho

· Tiếp nhận, kiểm tra hàng hóa nhập kho: số lượng, tình trạng, mẫu mã, quy cách, hạn sử dụng nếu có.

· Sắp xếp hàng hóa trong kho gọn gàng, có nguyên tắc, dễ tìm, dễ kiểm đếm.

· Theo dõi nhập - xuất - tồn hàng ngày theo chứng từ và phần mềm được giao.

· Hỗ trợ soạn hàng, đóng gói, bàn giao đơn hàng cho bộ phận vận chuyển khi cần.

· Kiểm tra tồn kho thực tế định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của công ty.

· Đối chiếu tồn kho thực tế với phần mềm Viindoo và các kênh bán hàng Shopee, TikTok Shop, Website.

· Báo cáo kịp thời các trường hợp lệch kho, thiếu hàng, hỏng hàng, hàng chậm luân chuyển, hàng gần hết hoặc cần nhập thêm.

· Thực hiện nguyên tắc kiểm kho: khi đang kiểm đếm một mã hàng thì tạm dừng nhập, xuất, xác nhận giao hàng hoặc điều chuyển mã hàng đó cho đến khi chốt xong số liệu.

2.3. Hỗ trợ mua hàng và vận hành

· Hỗ trợ đặt mua hàng hóa, bao bì, tem nhãn, vật tư đóng gói theo yêu cầu.

· Theo dõi tiến độ giao hàng từ nhà cung cấp và cập nhật cho bộ phận liên quan.

· Kiểm tra phiếu giao hàng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng hóa và vật tư.

· Phối hợp với kế toán để đối soát số lượng nhập kho, công nợ hoặc chênh lệch chứng từ nếu phát sinh.

· Hỗ trợ các công việc vận hành khác theo phân công của quản lý trực tiếp.

3. Yêu cầu ứng viên

4. Quyền lợi và thu nhập

· Thu nhập đề xuất: 7.000.000 - 9.000.000 đồng/tháng, tùy kinh nghiệm, năng lực và kết quả làm việc.

· Được đào tạo về quy trình kho, phần mềm Viindoo, quy trình bán hàng, quy trình hành chính và vận hành nội bộ.

· Môi trường làm việc ổn định, sản phẩm thân thiện môi trường, định hướng phát triển lâu dài.

· Có cơ hội phát triển lên vị trí phụ trách kho, hành chính vận hành hoặc điều phối vận hành nếu làm tốt.

· Thưởng theo kết quả công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty khi đạt KPI theo chính sách từng giai đoạn.

5. Phân quyền và phối hợp công việc

6. Tiêu chí tuyển chọn nhanh

· Ưu tiên ứng viên cẩn thận, trung thực, có thể làm đều các việc lặp lại hằng ngày.

· Ưu tiên người có tư duy kiểm soát số liệu, không chỉ làm theo cảm tính.

· Không yêu cầu quá nhiều kinh nghiệm quản lý kho lớn; quan trọng là chịu học quy trình và làm đúng.

· Phù hợp với ứng viên đã từng làm hành chính tổng hợp, kế toán kho junior, kho TMĐT hoặc vận hành đơn hàng.

 Trưởng nhóm vận hành kiêm Trợ lý CEO

Mô tả công việc:

• Theo dõi, điều phối và giám sát hoạt động vận hành hằng ngày của ORY.
• Phối hợp công việc giữa các nhóm: hành chính, kho, mua hàng, bán hàng, kênh online, R&D sản phẩm và truyền thông.
• Theo dõi kế hoạch công việc ngày/tuần/tháng, nhắc việc, đôn đốc tiến độ và kiểm tra kết quả thực hiện.
• Theo dõi các đầu việc vận hành chính như: đơn hàng, tồn kho, hàng hóa, doanh thu, chương trình bán hàng, tiến độ content và tiến độ sản phẩm mới.
• Tổng hợp báo cáo cho CEO theo định kỳ, gồm: việc đã hoàn thành, việc đang chậm, vấn đề phát sinh và đề xuất hướng xử lý.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành, đảm bảo công việc không bị bỏ sót hoặc chồng chéo.
• Hỗ trợ xây dựng, cập nhật và cải tiến các quy trình làm việc nội bộ để giảm lỗi, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành.
• Hỗ trợ hướng dẫn nhân sự mới nắm được quy trình, công cụ làm việc và tiêu chuẩn vận hành của công ty.
• Tìm hiểu và ứng dụng các công cụ phần mềm, công cụ AI phù hợp để hỗ trợ quản lý công việc, báo cáo và vận hành hiệu quả hơn.

Yêu cầu công việc:

• Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ở vị trí vận hành, trợ lý giám đốc, điều phối kinh doanh, admin tổng hợp hoặc quản lý nhóm nhỏ.
• Có khả năng theo dõi, sắp xếp và điều phối nhiều đầu việc cùng lúc.
• Chủ động, cẩn thận, có trách nhiệm và bám việc đến cùng.
• Giao tiếp rõ ràng, biết phối hợp với nhiều bộ phận và nhắc việc khéo léo.
• Sử dụng tốt Excel/Google Sheet và các công cụ quản lý công việc.
• Có tư duy quy trình, biết tổng hợp báo cáo và đề xuất hướng xử lý khi có vấn đề phát sinh.
• Ưu tiên ứng viên từng làm trong lĩnh vực thương mại điện tử, bán lẻ, hàng tiêu dùng, sản phẩm xanh hoặc startup.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm với các kênh Shopee, TikTok Shop, Website, Facebook, Zalo hoặc phần mềm quản lý bán hàng/kho.

Quyền lợi: 

• Thu nhập: 12.000.000 – 18.000.000 đồng/tháng, tùy năng lực và kinh nghiệm.
• Thưởng theo KPI vận hành và kết quả công việc.
• Thưởng theo hiệu quả kinh doanh chung của ORY.
• Được làm việc trực tiếp với CEO, học hỏi về quản trị, vận hành, bán hàng, thương mại điện tử, R&D sản phẩm và truyền thông.
• Được tham gia xây dựng hệ thống vận hành cho thương hiệu sản phẩm xanh ORY.
• Được đào tạo thêm về quy trình, phần mềm, công cụ AI và các kỹ năng phục vụ công việc.
• Môi trường làm việc thực tế, năng động, có cơ hội phát triển lên vị trí quản lý vận hành trong tương lai.
• Hưởng các chế độ theo quy định của công ty.